Polityka prywatności

obowiązująca od dnia: 18 października 2026 r.

§ 1. Informacje ogólne

1. Niniejsza Polityka prywatności i cookies określa zasady przetwarzania danych osobowych oraz wykorzystywania plików cookies w związku z korzystaniem ze strony internetowej Księga Życia oraz kontaktem i realizacją zamówień.
2. Administratorem danych osobowych jest Joanna Lipińska, prowadząca działalność nierejestrowaną, adres do korespondencji: ul. Żeromskiego 20B/10, 05-500 Piaseczno, e-mail: kontakt@ksiega-zycia.pl, tel. 505 524 170, dalej zwana „Administratorem”.
3. W sprawach dotyczących danych osobowych można kontaktować się z Administratorem pod adresem e-mail: kontakt@ksiega-zycia.pl.
4. Administrator przetwarza dane zgodnie z obowiązującymi przepisami, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO).

§ 2. Jakie dane mogą być przetwarzane

1. W związku z korzystaniem ze strony, kontaktem oraz realizacją zamówienia Administrator może przetwarzać w szczególności imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, adres do korespondencji lub dostawy oraz dane dotyczące zamówienia.
2. W celu wykonania Księgi Życia Administrator może otrzymywać od Zamawiającego materiały takie jak fotografie, wspomnienia, teksty, nagrania, daty, informacje biograficzne oraz inne materiały potrzebne do przygotowania publikacji.
3. Materiały mogą zawierać informacje dotyczące innych osób, w szczególności członków rodziny, osób bliskich lub innych osób pojawiających się w historii życia bohatera Księgi.
4. RODO co do zasady nie ma zastosowania do danych osobowych osób zmarłych. Materiały dotyczące Księgi mogą jednak zawierać również dane osób żyjących, które podlegają ochronie przewidzianej przepisami prawa.
5. Administrator ogranicza przetwarzanie danych do zakresu potrzebnego do realizacji określonych celów.

§ 3. Cele i podstawy przetwarzania danych

1. Dane osoby kontaktującej się za pomocą formularza lub poczty elektronicznej mogą być przetwarzane w celu udzielenia odpowiedzi, prowadzenia korespondencji oraz podjęcia działań na żądanie tej osoby przed zawarciem umowy.
2. Dane Zamawiającego są przetwarzane w celu zawarcia i wykonania umowy, w tym przygotowania projektu Księgi Życia, kontaktu dotyczącego realizacji, przyjęcia płatności oraz dostarczenia zamówienia.
3. Podstawą przetwarzania danych niezbędnych do zawarcia i wykonania umowy jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
4. Dane mogą być również przetwarzane w celu wykonania obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
5. W niezbędnym zakresie dane mogą być przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów Administratora, takich jak zabezpieczenie i dochodzenie roszczeń, obrona przed roszczeniami, zapewnienie bezpieczeństwa strony oraz prowadzenie niezbędnej dokumentacji związanej z realizacją zamówień.
6. Jeżeli określone przetwarzanie wymaga zgody, dane są przetwarzane na podstawie udzielonej zgody, którą można wycofać na przyszłość w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.

§ 4. Materiały rodzinne i dane innych osób

1. Ze względu na charakter Księgi Życia przekazane materiały mogą zawierać informacje oraz wizerunki osób innych niż Zamawiający.
2. Zamawiający powinien przekazywać wyłącznie materiały, do których wykorzystania jest uprawniony, oraz respektować prawa i dobra osobiste innych osób.
3. Administrator wykorzystuje przekazane materiały wyłącznie w zakresie potrzebnym do przygotowania i wykonania Księgi Życia, chyba że uzyskano odrębną podstawę prawną do ich wykorzystania w innym celu.
4. Fotografie, wspomnienia, nagrania ani inne prywatne materiały Zamawiającego nie są publikowane w portfolio, reklamach ani mediach społecznościowych bez odrębnej zgody.
5. Jeżeli jest to wymagane przepisami RODO, osobom, których dane Administrator otrzymał z innego źródła niż bezpośrednio od nich, przekazywane są informacje wymagane przez art. 14 RODO, z uwzględnieniem przewidzianych prawem wyjątków.

§ 5. Dane szczególnych kategorii

1. Historie rodzinne mogą w niektórych przypadkach zawierać informacje należące do szczególnych kategorii danych osobowych osób żyjących, np. informacje dotyczące zdrowia, przekonań religijnych lub innych sfer szczególnie chronionych przez RODO.
2. Zamawiający powinien unikać przekazywania takich informacji o osobach żyjących, jeżeli nie są one niezbędne do wykonania Księgi.
3. Jeżeli przetwarzanie szczególnych kategorii danych osoby żyjącej okaże się konieczne, Administrator dokonuje go wyłącznie wtedy, gdy istnieje odpowiednia podstawa prawna wymagana przez art. 9 RODO.

§ 6. Odbiorcy danych

1. Administrator może korzystać z usług podmiotów zewnętrznych, jeżeli jest to niezbędne do prowadzenia strony lub wykonania zamówienia.
2. W zależności od sposobu realizacji zamówienia odbiorcami danych lub podmiotami przetwarzającymi dane na zlecenie Administratora mogą być w szczególności dostawca hostingu i poczty elektronicznej, dostawcy usług informatycznych, drukarnia, przewoźnik lub operator pocztowy oraz podmioty świadczące usługi księgowe lub prawne, jeżeli korzystanie z takich usług będzie konieczne.
3. Każdy podmiot otrzymuje dane wyłącznie w zakresie niezbędnym do wykonania powierzonych mu czynności lub realizacji obowiązku prawnego.
4. Administrator nie sprzedaje danych osobowych ani prywatnych materiałów rodzinnych.

§ 7. Okres przechowywania danych

1. Dane związane z zapytaniem, które nie doprowadziło do zawarcia umowy, są przechowywane przez okres potrzebny do prowadzenia korespondencji i zakończenia sprawy, a następnie mogą być usunięte, chyba że dalsze przechowywanie jest uzasadnione ochroną przed roszczeniami lub inną podstawą prawną.
2. Dane związane z zawartą umową są przechowywane przez okres jej realizacji, a po jej zakończeniu przez okres wymagany przepisami prawa oraz przez czas, w którym możliwe jest dochodzenie lub obrona przed roszczeniami.
3. Materiały przekazane w celu stworzenia Księgi Życia są przechowywane przez czas niezbędny do wykonania zamówienia i obsługi jego następstw, a następnie usuwane lub ograniczane w zakresie zgodnym z obowiązującymi przepisami i uzasadnionymi potrzebami Administratora.
4. Dane przetwarzane na podstawie zgody mogą być przetwarzane do czasu jej wycofania, chyba że istnieje inna podstawa prawna dalszego przetwarzania.

§ 8. Prawa osób, których dane dotyczą

1. Osobie, której dane dotyczą, przysługują – w zakresie przewidzianym przez RODO – prawa dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz przenoszenia danych.
2. Jeżeli podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora, osoba, której dane dotyczą, może w przypadkach określonych prawem wnieść sprzeciw wobec przetwarzania.
3. Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, zgodę można w dowolnym momencie wycofać. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
4. W celu skorzystania ze swoich praw można skontaktować się z Administratorem pod adresem kontakt@ksiega-zycia.pl.
5. Osobie, która uważa, że jej dane są przetwarzane niezgodnie z przepisami, przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

§ 9. Bezpieczeństwo danych

1. Administrator stosuje środki organizacyjne i techniczne odpowiednie do charakteru przetwarzanych danych oraz związanych z tym ryzyk.
2. Dostęp do materiałów związanych z zamówieniem powinny mieć wyłącznie osoby i podmioty, dla których jest to konieczne do realizacji zamówienia lub wykonania obowiązków prawnych.
3. Ze względu na prywatny charakter fotografii, wspomnień i innych materiałów rodzinnych Administrator dokłada szczególnej staranności, aby ograniczyć ich wykorzystanie do celów związanych z realizacją zamówienia.

§ 10. Pliki cookies

1. Strona internetowa Księgi Życia może wykorzystywać pliki cookies, czyli niewielkie informacje zapisywane na urządzeniu użytkownika lub odczytywane z jego urządzenia podczas korzystania ze strony.
2. Cookies niezbędne mogą być wykorzystywane w celu zapewnienia prawidłowego i bezpiecznego działania strony oraz jej podstawowych funkcji.
3. Cookies, które nie są niezbędne do prawidłowego działania strony, mogą być wykorzystywane wyłącznie na zasadach wymaganych przez obowiązujące przepisy, w tym – gdy jest to wymagane – po uzyskaniu zgody użytkownika.
4. Użytkownik może zarządzać plikami cookies za pomocą ustawień swojej przeglądarki oraz, jeżeli na stronie zostanie zastosowany mechanizm zarządzania zgodami, za pomocą udostępnionych w nim ustawień.
5. Ograniczenie niektórych cookies może wpłynąć na działanie wybranych funkcji strony.

§ 11. Narzędzia zewnętrzne i cookies dodatkowe

1. Zakres cookies wykorzystywanych przez stronę zależy od faktycznie zainstalowanych i aktywnych narzędzi, wtyczek oraz usług zewnętrznych.
2. Jeżeli w przyszłości na stronie zostaną uruchomione narzędzia analityczne, marketingowe, osadzone materiały z zewnętrznych serwisów lub inne rozwiązania wykorzystujące niekonieczne cookies albo podobne technologie, niniejsza Polityka zostanie odpowiednio zaktualizowana, a wymagane zgody będą pozyskiwane przed uruchomieniem takich technologii.
3. Administrator nie zakłada wykorzystywania określonego narzędzia analitycznego lub reklamowego wyłącznie na podstawie jego obecności w systemie WordPress – o zakresie przetwarzania decyduje faktyczna konfiguracja strony.

§ 12. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

1. Jeżeli w związku z korzystaniem z usług zewnętrznych dane będą przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy, Administrator zapewni zastosowanie podstawy i zabezpieczeń wymaganych przez RODO.
2. Informacje o takim przekazywaniu będą aktualizowane stosownie do usług faktycznie wykorzystywanych przy prowadzeniu strony i realizacji zamówień.

§ 13. Zmiany Polityki prywatności

1. Polityka prywatności może być aktualizowana w szczególności w przypadku zmiany przepisów, sposobu działania strony, wykorzystywanych narzędzi lub sposobu realizacji zamówień.
2. Aktualna wersja Polityki prywatności jest publikowana na stronie Księgi Życia.
3. Zmiana Polityki nie ogranicza praw osób, których dane zostały wcześniej zebrane, wynikających z obowiązujących przepisów prawa.